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金沙澳门官网网址档案管理暂行办法

作者:安徽医专 > 校办公室 时间:2010-11-16 点击数:

金沙澳门官网网址档案管理暂行办法

(试行)

第一章 总则

第一条 为加强学校档案工作,有效地保护和利用档案,更好地为学校发展和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《安徽省档案条例》及有关文件精神,结合我校实际,特制定本办法。

第二条 我校档案是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 学校档案工作是学校办学的重要基础工作之一,是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,是编写校史、维护学校权益、从事科学研究等的重要依据,必须把学校档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理,实行学校档案集中统一保管。

第二章 档案机构及其职责

第四条 校综合档案室是在主管校长领导下的校办附属机构。它既是学校档案工作的职能管理部门,对校属各单位的档案工作实行监督和指导;又是集中统一保管和提供利用本校各门类档案的业务机构。同时接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第五条 校综合档案室的基本任务

1. 贯彻执行党和国家关于档案工作的政策法规,规划全校档案工作;

2. 制订本校档案工作规章制度,并组织实施;

3. 指导、监督、检查校内各单位立卷归档工作;

4. 负责收集(接收)、征集、整理、保管、鉴定、统计全校各类档案及有关资料;

5. 编制科学的检索工具,参与信息工作的整体化建设,做好档案的编研、信息开发和提供利用工作;

6. 严守档案保密制度,确保档案的完整与安全,做好档案保护工作,延长档案使用寿命;

7. 积极参加档案工作协作、学术研究和交流活动,不断提高科学管理水平。

8. 建立、健全学校档案工作网络,负责对全校专(兼)职档案工作人员进行业务培训;

9. 开展档案宣传工作,提高全校师生员工的档案意识;

10. 完成学校领导交办的其他工作任务。

第六条 学校各系、部、处(科)室等部门,必须有一名负责人分管本部门的档案工作,并视情况配备1名专(兼)职人员,负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。

第三章 档案工作人员、库房设备

第七条 档案工作人员必须热爱档案事业、忠于职守、遵守纪律,具备档案专业知识和一定的科学文化知识。

档案工作人员属档案专业技术人员,按国家有关规定,可评聘档案专业职称。

第八条 在管理和开发利用档案信息资源工作中,成绩突出的(包括部门和个人)给予表扬或奖励;工作失职、造成档案损失的,则要按照《中华人民共和国档案法实施办法》、《安徽省档案条例》,追究责任,酌情处罚。

第九条 学校根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要,努力按照《档案库房建筑设计规范》和《档案技术保护规范》的要求,设置适宜保存档案的专门库房,逐步配置复印机、计算机、去湿机、粉碎机、空调机等必要设备。

第四章 文件材料的归档与收集

第十条 各类文件材料由形成部门按校综合档案室制定的归档文件整理办法进行整理,并定期向校综合档案室移交。任何人不得以任何理由将档案资料据为己有或拒绝归档。

对本校个人在非职务活动中形成的重要文件材料,校综合档案室可通过征集、代管等形式进行管理。

第十一条 学校对科研成果、基建工程、重要设备等进行鉴定、验收时,有关职能部门必须通知档案人员对应归档的文件材料进行验收,没通过验收的项目,不予上报成果。

第十二条 各部门应把文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入本部门工作计划,在布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十三条 归档范围

我校档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、出版发行、外事、财会、声像、实物等12类,各类文件材料的归档范围和保管期限按校综合档案室制定的档案归档范围和保管期限执行。

第十四条 归档时间

1.各党政部门的文件材料和各职能部门形成的文件材料,按形成年度归档,应于次年3月底前整理归档;

2.各教学部门等需按学年度归档的内容,每学年度结束后整理归档,于次学年度寒假前归档;

3.科研、产品、基建、设备等专项档案,在项目完成、验收、索赔期满后两个月内立卷归档;

4.当年形成的财务档案,在会计年度终后,可暂由会计机构保管一年,期满后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;

5.声像档案包括照片、底片、录音、录像、磁盘、光盘等材料,应按年度整理归档;

6.专业技术人员业务考绩考核档案,由本人整理后可随时归档。

第十五条 归档要求

1.各部门按照校综合档案室制定的归档范围认真进行归档;

2.归档材料必须是原件(没有原件除外),并做到齐全、完整、系统、准确、排列有序、装订美观、书写工整,底稿与印制件应一并归档,纸张质量和规格符合要求,书写必须使用碳素墨水等耐久字迹材料,不得使用铅笔、蓝色圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、复写纸等不耐久材料。

3.归档材料必须经形成部门负责人审定,并签字。

第十六条 交接档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,写明文件(案卷)标题、数量,移交时间,交接双方签字(盖章)。

第五章 档案的管理

第十七条 学校各门类、各载体的档案原则上应由校综合档案室集中统一管理,对某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,可根据实际需要,经分管校长审批后设置档案分室,但必须配备专人管理。

第十八条 档案的整理与信息化。校综合档案室要制定科学合理的档案分类方案,对档案进行分类、编号和排列,确定密级和保管期限,编制适合现代化管理需要的检索工具,逐步实行微机管理,纳入学校自动化信息管理网络,充分发挥档案的信息资源作用,不断提高档案的科学管理水平和服务质量。

第十九条 档案的保护与安全。档案库房应具有防潮湿、防高温、防盗、防火、防霉变、防虫、防鼠、防强光等措施,保持档案库房适宜的温湿度,并不断研究和改进档案保护技术,及时修复、修补破损褪色老化档案,延长档案寿命;档案工作人员应注意档案的安全,定期检查,遇有特殊情况,应立即向校领导报告,及时处理。

第二十条 档案的鉴定与销毁。综合档案室必须对保管条件已满的档案进行鉴定对已失去保存价值的档案,应在征得有关部门同意,并编造清册报经校领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十一条 档案的统计。校综合档案室应对档案的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计,并定期上报主管部门。

第六章 档案的利用

第二十二条 档案的提供利用,是档案工作的根本目的和中心任务,应以室藏档案为基础,采取多种形式和方法,提供档案资料为本校和社会服务。

第二十三条 本校职工利用档案,必须填写《档案借阅登记表》,涉及密级的档案须经校领导或办公室主任批准同意,方可查阅借用。

第二十四条 外单位人员查阅利用我校档案,必须持有单位介绍信或工作证、身份证,经管理人员同意(涉及密级的档案须经校领导或办公室主任批准同意)并按规定交纳一定费用后,方可查阅;查阅后,必须填写《档案材料查阅登记表》,写明查阅、摘抄或复印等内容。档案一般不借出档案室外使用,确因特殊情况,非暂借不可时,须经校领导批准,方可外借。

第二十五条 外借档案时应认真清点,办理借阅手续,保证按期归还,逾期不还者,按有关规定处理。借用者应承担保护档案完整和安全的义务,不得转借,不得拆散案卷或撕去其中档案材料,调动工作时,必须将所借档案归还,不得带走。档案归还时要认真清点,及时办理注销手续。

第二十六条 查阅利用档案的人员,对所查阅利用的档案应切实负起安全保密完整之责,不得在案卷上划线打圈和涂改,未经批准不得翻印、拍照、复制和公布档案的内容。

第七章 附 则

第二十七条 本办法由校办公室负责解释。

第二十八条 本办法自发布之日起施行。原校办公室1999年8月制定的档案管理实施细则同时废止。

二〇〇六年二月二十日

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